Apa itu POD dan E-POD? Cari Tahu Penjelasannya di Sini!

Kamu yang sering menggunakan jasa kurir atau kargo untuk kirim barang, secara otomatis biasanya turut menggunakan POD. Pengelola jasa kurir, atau kargo untuk berbagai jenis pengiriman juga mengenalnya dengan sebutan surat jalan. 

Dokumen tersebut menjadi elemen penting dalam aktivitas pengiriman di industri logistik. Tidak hanya itu, transformasi dokumen ini memberi berbagai manfaat, baik untuk pemilik, pengelola jasa logistik maupun konsumen. Simak penjelasan lebih rincinya di sini.

Apa itu POD?

Proof of delivery atau POD adalah sebuah bentuk tanda terima pengiriman. Ia berfungsi untuk memastikan bahwa sang penerima telah menerima paket dengan tepat dan sesuai. Sedangkan, bill of receipt merupakan istilah lain dari proof of delivery di industri logistik.

Baca Juga: Apa Itu Ekspedisi? Pengertian, Manfaat, dan Cara Kerjanya

Dulu, pada tahun 1800, banyak orang-orang yang menggunakan surat ini sebagai bukti untuk memastikan pengiriman dokumen penting, terutama yang memiliki kekuatan hukum dan keuangan. 

Informasi yang ada pada bukti penerimaan alias proof of delivery ini diantaranya adalah nama dan alamat penerima barang, beserta deskripsi barang atau isi paket kiriman.  Selain itu, tidak sedikit yang menyertakan informasi spesifik terkait rincian transaksi, hingga estimasi waktu pengiriman.

Mengapa Bukti Penerimaan Penting bagi Jasa Logistik dan Konsumen?

Di antara konsekuensi dari proof of delivery adalah penagihan pembayaran atas barang kepada penerima. Tanpa konfirmasi penerimaan barang yang tepat, perusahaan tidak bisa melakukan penagihan pembayaran pada konsumen. Tentunya tragedu ini bisa mengakibatkan kerugian bagi perusahaan terkait. 

Lalu apa saja kepentingan yang ditawarkan oleh POD? Berikut penjelasannya. 

1. Konfirmasi Pengiriman

Bagi penyedia jasa pengiriman, POD ini juga berfungsi untuk mengonfirmasi selesainya layanan mereka. Pada kasus ketika pembeli atau pemesan barang bukan penerima barang, proof of delivery berfungsi untuk membantu titipers memastikan penerima yang tepat menerima barang dari pengiriman yang sesuai. 

Dokumen ini biasanya juga perusahaan logistik butuhkan untuk birokrasi dalam proses pengiriman barang ke titipers. 

2. Penyelesaian Perselisihan Klaim dan Proses Klaim Barang Kiriman

Hari ini, transaksi e-commerce sangat berkembang dan meningkat secara signifikan.  Dalam kasus seperti ini, dokumen tersebut dapat kamu gunakan untuk mengajukan klaim kerusakan paket kiriman atau melakukan pengembalian barang (retur). 

3. Penelusuran Kesalahan atau Kegagalan Pengiriman

Bukti penerimaan membantu jasa logistik, pembeli dan penerima barang kirim untuk menelusuri dan mengidentifikasi tempat dan perkiraan waktu terjadinya sebuah kesalahan pengiriman (baik sebabnya muncul karena jadwal ataupun kondisi barang kiriman).

Baca Juga: 1 Kubik Berapa Meter Persegi? Cek Cara Perhitungan Untuk CBM

Di samping itu pula, kegagalan proses kirim dan penyebab dapat ditelusuri dengan lebih baik jika dokumen ini disediakan dan diproses dengan benar. 

Jenis Proof of Delivery dan Perbedaannya

Perusahaan penyedia jasa logistik di seluruh belahan dunia menerapkan penggunaan bukti penerimaan. Tetapi, setiap perusahaan atau negara menggunakan jenis yang berbeda. Berikut ini adalah dua jenis dokumen resi dan beberapa perbedaannya. 

1. Paper-based POD 

Paper-based proof of delivery atau bukti penerimaan menggunakan kertas ini merupakan jenis tradisional. Perusahaan logistik harus membuat dokumen secara tertulis atau menggunakan ketikan komputer, dan mencantumkan informasi dengan tepat. 

Sebagai penerima barang kiriman, titipers biasanya harus menandatangani bukti penerimaan fisik yang jasa logistik sediakan.

Seiring berjalannya waktu, bukti penerimaan menggunakan kertas dinilai tidak efisien dan praktis. Beberapa hal di antara kelemahan jenis konvensional ini adalah sebagai berikut:

• Proses manual memicu risiko kesalahan informasi, hingga adanya kemungkinan hilangnya dokumen penting ini.
• Tugas pengiriman memakan waktu lebih lama karena prosedur yang berlapis. 
• Terbatasnya ruang penyesuaian fungsi pengiriman bagi jenis atau tujuan pengiriman yang spesifik.
• Terbatasnya peluang menyajikan informasi dalam waktu nyata (real-time) dan akurat bagi penerima atau konsumen.  

Oleh karena itu, perusahaan-perusahaan logistik di berbagai belahan dunia, khususnya di Indonesia mulai beralih menggunakan jenis proof of delivery yang kedua, yaitu elektronik.

2. Electronic proof of delivery (E-POD) 

Jenis bukti penerimaan ini melibatkan proses digitalisasi dalam tahap pengiriman barang atau paket dari perusahaan logistik hingga sampai ke tangan penerima. E-POD menjadi sebuah dokumen bukti penerimaan berbentuk digital. 

Penerima barang akan menandatangani dokumen bukti penerimaan menggunakan gawai atau alat elektronik. Selain sederhana, bentuk proof of delivery ini juga memungkinkan interaksi yang lebih fleksibel jika penerima sedang tidak berada di lokasi pengiriman, atau memilih pengiriman tanpa kontak langsung. 

Kurir pengiriman bisa mengirimkan foto kepada titipers untuk menunjukkan bahwa paket telah sampai di lokasi tujuan pengiriman. Kemudian, kamu bisa mengirimkan tanda tangan bukti penerimaan barang atau bentuk konfirmasi lain lewat gawaimu. 

Dampak Positif Penggunaan Electronic Proof of Delivery

Manfaat dari bukti penerimaan elektronik bagi titipers kentara sekali jika dibandingkan dengan POD menggunakan kertas. Salah satunya adalah kemudahan untuk kamu melakukan tracking status pengiriman barang atau paket yang dipesan secara real-time. 

Bukti penerimaan juga membantu kamu melakukan klaim, baik pada operator pengirim maupun retail jika paket kiriman hilang, salah kirim, atau rusak dengan bukti yang akurat.

Nah, bagi perusahaan logistik, dampak positifnya ternyata sangat luas dan berpengaruh pada peningkatan penjualan. Proses entri data manual yang sering membuat stres bisa dihindari. 

Digitalisasi dalam memproses data pengiriman menghasilkan data yang lebih akurat. Oleh karena itu, operator pengiriman maupun pihak retail dapat lebih mudah memitigasi risiko kesalahan proses invoicing. 

Hasilnya, alur kerja operasional mulai dari permintaan pengiriman hingga kurir menjadi lebih sistematis dan efisien, sehingga produktivitas dan komunikasi dengan pelanggan juga lebih optimal. 

Secara keseluruhan, aspek-aspek tersebut membangun pengalaman yang lebih mulus pada semua proses pesanan, dari hulu ke hilir dan memberikan kepuasan lebih baik bagi konsumen. 

Segera Beralih ke E-POD untuk Efektivitas Pengiriman! 

POD memang menjadi inovasi di masa lampau. Namun, E-POD lebih berguna dan memberi kenyamanan baik pada perusahaan logistik maupun sang penerima barang. Oleh sebab itu, direkomendasikan untuk beralih ke E-POD dan agar dapat meningkatkan efektivitas pengiriman sekarang. 

Apabila titipers ingin membeli barang dari luar negeri namun terhalang karena banyak faktor, jangan khawatir sebab titipbeliin.id siap membantu. Apapun barang yang ingin kamu beli akan dipersiapkan dengan baik dan memili E-POD. Jadi, siapkah kamu mencari barang incaranmu?